Как оплатить «командировку» учредителя общества

Как отправить учредителя в командировку – Институт профессиональных бухгалтеров Московского региона

Е.Ю. Хмелькова, Д.В. Игнатьев, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация (ООО) применяет общий режим налогообложения. Учредитель организации, не являющийся ее работником, направляется за счет средств организации в деловую поездку в Белоруссию. Осуществленные учредителем расходы будут возмещаться ему организацией.

Как документально оформить поездку учредителя за счет средств организации? Как осуществляется налоговый и бухгалтерский учет расходов на поездку учредителя? Возникают ли в данном случае обязанности по уплате НДФЛ?

Документальное оформление

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно статье 20 ТК РФ, работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Статьей 16 ТК РФ определено, что трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Обратите внимание

Таким образом, деловая поездка учредителя организации, не являющегося ее работником, не признается командировкой. Поэтому у организации не возникает необходимости заполнять такие документы, как «Служебное задание», «Приказ о направлении работника (работников) в служебную командировку» и «Командировочное удостоверение».

На наш взгляд, основанием для направления учредителя в деловую поездку может являться соответствующее решение собрания учредителей (единственного учредителя) организации (пункты 1, 3 ст. 91 ГК РФ, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.

1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») или иного компетентного органа с указанием необходимости и целей такой поездки.

Полагаем, что указанным решением должен пре­дусматриваться порядок возмещения учредителю расходов на деловую поездку, а также источники покрытия данного вида затрат.

Состав и формы первичных учетных документов, необходимых для оформления тех или иных фактов хозяйственной жизни, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст.

 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в час­ти 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, состав и формы первичных учетных документов, являющихся основанием для компенсации затрат учредителя, организации целесообразно определить самостоятельно. На наш взгляд, таким документом может являться, например, отчет о деловой поездке с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные учредителем расходы.

Налог на прибыль организаций

Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль, определяемая как разница между полученными доходами и величиной произведенных расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (ст. 247 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Важно

При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следует учитывать, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определения Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, № 366-О-П).

Расходы, в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика, подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

По нашему мнению, нормы главы 25 НК РФ не содержат положений, прямо позволяющих учесть расходы на компенсацию учредителю затрат на деловую поездку при расчете налогооблагаемой прибыли.

В то же время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст.

 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ и прямо не поименованных в статье 270 НК РФ.

Нормы статьи 270 НК РФ не содержат прямого запрета на учет расходов в виде компенсации учредителю понесенных им затрат на деловую поездку.

Совет

Учитывая, что речь идет о компенсации расходов, произведенных учредителем в интересах деятельности организации, считаем, что данные затраты могут быть учтены при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их документального подтверждения. При этом организации целесообразно не только подтвердить документами факт осуществления расходов, но и обосновать их производственную необходимость и направленность на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Не исключено, что данную точку зрения организации придется отстаивать в суде. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по данному вопросу нами не обнаружено.

НДФЛ

Из поставленного вопроса можно сделать вывод, что физическое лицо – учредитель в данном случае является налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ).

В соответствии со статьей 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, признается доход, полученный ими как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ.

Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

На наш взгляд, нормы статьи 41 НК РФ, равно как и главы 23 НК РФ, не позволяют сделать однозначного вывода о возникновении или об отсутствии у учредителя дохода при возмещении ему расходов на деловую поездку.

Официальных разъяснений и материалов судебной практики по данному вопросу нами не обнаружено.

Однако с высокой долей вероятности можно предположить, что специалисты налоговых органов будут исходить из факта возникновения у учредителя объекта налогообложения НДФЛ при фактической выплате ему сумм в качестве компенсации расходов на деловую поездку. При этом оценить перспективы налогового спора в данном случае не представляется возможным.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключения из данного правила предусмотрены статьей 217 НК РФ. По нашему мнению, нормы данной статьи, в том числе и пунк­та 3 (в связи с тем, что рассматриваемая компенсация не предусмотрена действующим законодательством), не подлежат применению.

Таким образом, с целью минимизации налоговых рисков при выплате учредителю сумм в качестве компенсации произведенных им на деловую поездку расходов организации следует выполнить функции налогового агента по НДФЛ в установленном нормами главы 23 НК РФ порядке (пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы (п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Полагаем, что квалификация расходов в виде компенсации учредителю затрат на деловую поездку будет зависеть от конкретных целей деловой поездки.

Поэтому затраты организации на выплату рассматриваемой компенсации могут относиться как в дебет счетов учета затрат на производство или продажу (например, 26, 44), так и в дебет счета учета прочих расходов, то есть счета 91 (План счетов и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее – План счетов и Инструкция)).

Обратите внимание

По нашему мнению, с учетом Инструкции по применению Плана счетов для отражения информации о расчетах с учредителем по компенсации произведенных затрат может быть использован счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Таким образом, операции, связанные с возмещением учредителю затрат на деловую поездку, могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет 26 (44, 91 и др.) Кредит 76

– признаны расходы в виде суммы, подлежащей компенсации учредителю в связи с деловой поездкой;

Дебет 76 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– удержан исчисленный с суммы компенсации НДФЛ (в случае принятия решения о начислении НДФЛ);

Дебет 76 Кредит 50 (51)

– сумма компенсации выплачена учредителю (в случае принятия решения о начислении НДФЛ – за вычетом удержанного НДФЛ).

В случае если организация примет решение не учитывать рассматриваемые расходы для целей налогообложения прибыли, это может повлечь за собой необходимость отражения в бухгалтерском учете постоянного налогового обязательства, равного произведению суммы расходов на выплату учредителю компенсации и ставки налога на прибыль (пункты 3, 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»), что отражается проводкой:

Дебет 99 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».        

Командировка генерального директора и учредителя. Как оформить

В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие.

У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать.

Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

• встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
• открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
• работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
• урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.

Итак, порядок оформления следующий:

Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.

Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.

Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.

Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.

Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.

Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.

После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.

По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).

Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

• заместитель директора;
• руководитель отдела кадров;
• руководитель какого-либо подразделения или отдела;
• соучредитель, если таковой имеется;
• бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.

Нужно получить письменное согласие сотрудника.

Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя.

Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные.

Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д.

Важно

В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации.

Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

• крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
• с заинтересованностью;
• которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Должен ли учредитель одобрить командировку и авансовый отчет генеральному директору

Командировка руководителя Как отмечалось выше, командировка директора предприятия должна не только отвечать всем стандартам командировок рядового сотрудника, но и:

• иметь цель, согласно которой оформление командировки оправдано и отвечает необходимости для развития или деятельности компании;
• быть правильно оформлена, согласно требованиям закона и правилам организации;
• отвечать поставленной цели.

Директора Для выезда директора организации в командировку необходимо разработать четко поставленную цель такого трудового действия. При этом согласно Положению, целью командировки руководителя является выполнение действий, связанных с исполнением служебных обязанностей, которые направлены на улучшение и развитие организации.

Суточные Согласно законодательству, суточные представляют собой выплаты денежных средств командированному перед отправлением в поездку для того, чтобы тот имел возможность осуществлять какие-либо личные потребности организма.

Как оплатить «командировку» учредителя общества

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Исключения из данного правила предусмотрены статьей 217 НК РФ. По нашему мнению, нормы данной статьи, в том числе и пунк­та 3 (в связи с тем, что рассматриваемая компенсация не предусмотрена действующим законодательством), не подлежат применению.
Таким образом, с целью минимизации налоговых рисков при выплате учредителю сумм в качестве компенсации произведенных им на деловую поездку расходов организации следует выполнить функции налогового агента по НДФЛ в установленном нормами главы 23 НК РФ порядке (пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Как оформляется командировка генерального директора?

Как отправить учредителя в командировку Е.Ю. Хмелькова, Д.В. Игнатьев, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Организация (ООО) применяет общий режим налогообложения.

Учредитель организации, не являющийся ее работником, направляется за счет средств организации в деловую поездку в Белоруссию.
Осуществленные учредителем расходы будут возмещаться ему организацией.

Как документально оформить поездку учредителя за счет средств организации? Как осуществляется налоговый и бухгалтерский учет расходов на поездку учредителя? Возникают ли в данном случае обязанности по уплате НДФЛ? Документальное оформление В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы. Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства. В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства.

Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем. Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете. Питание и проживание, суточные Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.

Оформление командировки руководителя

В этом случае не надо забывать, что работодатель — это физическое лицо либо организация, вступившие в трудовые отношения с работником. Генеральный директор (если он только не является одновременно и учредителем компании) — не работодатель.

Он такой же наемный работник, только как орган управления и уполномоченное лицо является законным представителем работодателя в отношениях с другими работниками. При оформлении командировки директора применяются те же самые унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1, что и при направлении в командировки остальных сотрудников, а именно: — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9); — командировочное удостоверение (форма N Т-10); — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Если проезд осуществлялся на личном автомобиле При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, чеки, квитанции;
• документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.

Нюансы для руководителей бюджетных учреждений При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.

В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие).
Такое назначение поможет организации работать в штатном режиме без простоя.

При этом передача прав директора организации закрепляется не только приказом о назначении временно исполняющего обязанности, но и доверенностью, согласно ст. 185 ГК РФ. Документы Для выезда в командировку руководства необходимо оформить следующие документы:

• приказ о назначении заместителя, исполняющего обязанности директора во время отсутствия руководителя;
• письменное согласие лица на назначение его исполняющим обязанности;
• приказ о направлении в командировку, который директор может составить самостоятельно;
• служебное задание, которое требует исполнение в течение времени командировки;
• авансовый отчет директора;
• служебная записка при необходимости и т.д.

Внимание

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку. Оформление командировки директора и необходимые документы Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками.

Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника. Итак, порядок оформления следующий:

Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.

Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9.

Если заместитель генерального директора или иной определенный приказом сотрудник будет выполнять не все функции генерального директора, а только часть из них, то в приказе (распоряжении) надо четко установить круг его полномочий.

В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для генерального директора уставом организации и законодательством РФ. Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Лютик» (ООО «Лютик») Приказ 30.05.

2008 N 15 Москва О передаче полномочий генерального директора В связи с отбытием в командировку Приказываю: 1.

Возложить в период с 1 июня 2008 по 10 июня 2008 г. на заместителя генерального директора Иванова Ивана Ивановича все обязанности генерального директора ООО «Лютик» Колпакова Юрия Михайловича без освобождения от основной работы. 2. Установить Иванову И.И. доплату в размере 10 000 руб.Совет

Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку. Оформление командировки руководителя (директора) в 2017 году Правила и требования Согласно ст.

166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.

Служебная командировка отвечает условиям:

• осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
• поручение не связано с постоянным рабочим местом;
• поездка ограничена временными рамками;
• сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

Сколько дней может длиться поездка? Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.

Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен.
Такие же действия касаются и руководителя предприятия.

Заключается договор, согласно которому за использование личного автомобиля в целях развития предприятия, в частности осуществления командировки, ему будет выплачена некая сумма денежных средств.

Авансовый отчет Авансовый отчет – документ установленной формы, который подается после приезда работника или руководителя из командировки. В нем указываются:

• денежная сумма, которую получил командированный работник предприятия (в частности директор);
• понесенные расходы в течение командировки, они могут быть меньше или больше;
• заявленные суммы подкрепляются необходимыми документами.

Образец авансового отчета по командировке здесь, бланк авансового отчета здесь. Стоит отметить, что данный документ подается в бухгалтерию организации с подписью лица, которое прибыло из командировки..

Билет для учредителя

Учредителю организации (не является сотрудником ООО) на ОСН приобретены авиабилеты для поездки в другой регион. Цель поездки — возможность регионального развития организации, поиск потенциальных клиентов, набор сотрудников. Каким образом провести эти расходы?

Отвечает Ваш персональный эксперт

Расходы на авиабилеты учредителя нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Трудовое законодательство гарантирует компенсацию затрат на командировку только штатным сотрудникам организации (ст. 167 ТК РФ). Только эти суммы организация может учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Оплату билетов организация списывает за счет средств организации.

Кроме этого, при оплате билета за учредителя у него образуется доход в натуральной форме. С такого дохода организация должна удержать НДФЛ. Если никаких доходов организация ему не выплачивает, то удержать НДФЛ нет возможности. Об этом необходимо уведомить налоговую инспекцию, подав справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2» и самого учредителя.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки

Налог на прибыль

Как учесть компенсацию расходов на служебные поездки внештатного сотрудника при расчете налога на прибыль

Обратите внимание

В налоговом учете вознаграждения сотрудникам, работающим по гражданско-правовым договорам, включите в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ). Списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) нельзя. Об этом, например, сказано в письме УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 № 28-11/62835.

Ситуация: можно л